Le travail au bureau ne sera plus jamais le même !

Les deux années de Covid auront profondément changé l’approche de la société sur la manière de travailler. Avec les nouvelles habitudes, l’aménagement de bureaux s’en trouve métamorphosé. Petit tour d’horizon des enjeux actuels.

Le mois de mars 2020 a signé la fin du « monde d’avant ». Si l’on parlait déjà de télétravail, il s’agissait souvent de projets pilotes de sociétés avant-gardistes. Mais la plupart des patrons n’étaient pas vraiment à l’écoute et considéraient le travail à distance comme une perte de contrôle. Désormais, la pratique est courante. « La pandémie de Covid n’a pas laissé le choix, souligne Laëtitia André, chargée de relations à Bureau Romand Sàrl. Il a fallu s’adapter dans l’urgence pour continuer les activités en semi-confinement et force est de constater que ça s’est plutôt bien passé et qu’il n’y pas eu de répercussions sur les affaires ». L’obligation du télétravail ayant été levé au début février, le retour au bureau s’est accéléré. Mais un peu partout, sur demande des employés, un ou des jours de télétravail hebdomadaires ont été instaurés à satisfaction de tous, menant au format dit « hybride ».

Un logiciel au service de l’entreprise

Cependant, l’institutionnalisation du télétravail ne s’improvise plus. Pour rendre le processus efficace, la mise en place d’un logiciel de « flex office » s’impose bien souvent. « L’actualité est d’intégrer la solution de flex office aux logiciels SIRH - système de gestion des ressources humaines », poursuit Laëtitia André. Ils nécessitent juste de saisir un certain nombre de paramètres, tels que le nombre de personnes et de pièces disponibles ou un plan d’étages. Un processus qui mène à une nouvelle gestion des RH. « N’oublions pas qu’après les charges salariales, la location des espaces représente la deuxième dépense pour les employeurs », poursuit Laëtitia André. Evidemment, cette solution informatique se révèle surtout valable pour des structures à partir de 50 collaborateurs. En dessous, il faut plutôt procéder à des accompagnements personnalisés avec les responsables.

Autre élément à relever, les avantages qu’un tel système informatique fournit aux utilisateurs. « Du côté du collaborateur, explique Antonio Spedicato, directeur de Bureau Romand, l’atout est double, car il peut garder partiellement l’autonomie appréciée du télétravail et il peut choisir auprès de quel collègue de son équipe il se trouvera au bureau. Pour l’employeur, l’avantage est surtout de disposer ainsi d’un monitoring précis sur l’occupation de ses espaces de travail. Grâce aux données fournies, l’optimisation des locaux est garantie ».

Et comment perçoit-on la multiplication des espaces de coworking dans ce segment ? « Au début, nous avons pu fournir du matériel pour ces lieux, mais maintenant qu’ils sont équipés, ils viennent forcément nous concurrencer. Cependant, nous n’avons pas de crainte, car ils s’adressent plus aux micro-entreprises, et le marché helvétique a encore un retard à combler sur certains pays voisins pour se doter de l’équipement adéquat », conclut Laëtitia André.

Le bureau du futur se voudra sans doute plus transparent, à la confiance, sans stress. Reste néanmoins une épée de Damoclès, celle de la cybermenace qui s’est accélérée dans toute l’économie, surtout avec la multiplication des ordinateurs à distance. La protection des données constituera probablement le prochain défi de taille à relever dans ce domaine.

Sensibilisation aux conditions d’hygiène

Pendant la pandémie, Microshare, une entreprise spécialisée dans les données de bâtiments intelligents, a publié deux études sur les nouveaux défis posés par la crise du COVID à travers le monde[1]. Alors que certains employés pratiquent encore le télétravail, d'autres retournent au bureau, d'autres encore fonctionnent selon un système hybride. Même après la levée des restrictions, le lieu de travail doit continuer à offrir toutes les garanties de sécurité et de bien-être au personnel. Le retour au bureau de salariés absents depuis des mois peut être délicat, d’où l’intérêt des données collectées grâce à l'Internet des objets (IoT).

Contrairement aux métiers de service au public ou de manufacture, les employés de bureau ont pu effectuer une grande partie de leur travail à distance pendant la pandémie, réduisant le risque de contagion. Cela leur a conféré un avantage certain, d'autant qu'ils pouvaient encore générer des revenus. Le retour au bureau place l'employeur devant un dilemme auquel il n'a pas encore été confronté, par exemple : comment peut-il rassurer ses équipes qu'elles seront en sécurité dès leur retour ; quels systèmes doivent être mis en place pour retenir ses employés ; comment se conformer aux exigences croissantes des entreprises en matière d'environnement, de durabilité et de gouvernance. Il existe en effet de nouvelles demandes de la part du personnel pour une meilleure ventilation, une plus faible densité d'employés et une meilleure hygiène dans les locaux (espaces ouverts partagés et salles de conférence en particulier). En effet, une enquête récente a montré que les employés assimilent souvent l'état des toilettes à la valeur qu'un employeur leur accorde ! La question est donc de savoir comment gérer à long terme les problèmes de planification, d'occupation, de densité et de nettoyage dans les bureaux.

Des capteurs pour toutes les situations

Les solutions EverSmart de Microshare, comme d’autres, utilisent des technologies de détection de pointe couvrant une multitude de situations dans un bâtiment. Les capteurs de qualité de l'air et de température ambiante identifient tout paramètre insatisfaisant pour permettre à l'équipe qui s'occupe des installations de rectifier le tir si nécessaire. L'utilisation des données récupérées par les capteurs d'occupation pour améliorer le nettoyage (en identifiant les zones nécessitant le plus d'attention) contribue à améliorer l'efficacité, la satisfaction des occupants et réduire les coûts. Il existe également des capteurs pour détecter les fuites d'eau, mesurer la température des réfrigérateurs et surveiller la consommation d'énergie. Les solutions ne permettent pas seulement d'économiser de l'argent. Il a été constaté qu'une meilleure qualité de l'air intérieur réduit la propagation des infections et peut diminuer l'absentéisme de 4 % par an, selon une estimation du ministère américain du travail.

Après la crise Covid, on se trouve également confronté à ces nouvelles réalités : les cultures d'entreprise autrefois opposées au travail à distance ou hybride ont dû revoir leurs réticences ; l'immobilier des centres-villes est en train d'être repensé, y compris les stratégies de maintien des baux à long terme ; les lieux de travail doivent s'adapter aux préoccupations environnementales et de durabilité d'une main-d'œuvre plus jeune et plus militante.

Trop d'entreprises sont encore enfermées dans des baux ou liées à des contrats de service coûteux. En adoptant un modèle de travail hybride ou du moins plus adapté, elles peuvent trouver d'importantes sources d'économies. En conclusion, du PDG au directeur RH, la pandémie a créé une nouvelle prise de conscience de la relation entre la performance d'un bâtiment, le bien-être et la productivité de ses occupants, ainsi que la capacité de l'entreprise à attirer et à retenir le personnel clé. Sans données, les organisations prennent des décisions concernant leurs installations à l’aveugle. Ce type de solutions jette donc une lumière nouvelle sur des problèmes jusque-là invisibles.

[1] Etude « Back to the workplace of the future, what’s new in the new normal ? »  – Mars 2021 et Etude Microshare « The ROI of IoT / Return to work » – Juin 2021